Отдел продаж под ключ: построение и организация

Нередко руководители компаний, желая избежать лишних трат на привлечения топ-менеджмента или же из-за недоверия к сторонним специалистам, решают самостоятельно построить у себя отдел продаж. Безусловно, эта задача выполнима. Однако стоит отчетливо понимать, что ее реализация требует определенных знаний и навыков. В помощь предпринимателям мы подготовили инструкцию, подробно отвечающую на вопрос «Как построить отдел продаж с нуля», чтобы он работал как часы и был максимально эффективным.

Прежде чем приступать к разработке плана создания отдела продаж, неплохо было бы понимать, каким он должен быть в идеале. Итак.

• «Продажники»-звезды – по большому счету миф. Один-единственный высокопрофессиональный менеджер никогда не сделает вам «кассу».
• Работа отдела продаж абсолютно прозрачна. По желанию, вы в течение получаса можете проверить эффективность работы любого менеджера, оценить его KPI, получить отчет по интересующему вас критерию – рентабельность за конкретный период, продажи по определенной группе товаров и т.п.
• Очевидность уровня продаж. Каждое предприятие имеет собственный средний цикл сделки. В зависимости от того, на каком этапе находится сделка и сколько, в зависимости от поставленных задач, их может быть в принципе, можно посчитать месячную прибыль даже в середине месяца.
• Масштабируемость департамента продаж. В случае если у предпринимателя есть далеко идущие планы по открытию филиалов своей компании в других регионах и для этого подготовлена необходимая база (метод набора менеджеров, эффективная система мотивации, продуманная CRM-система, обучающие материалы по товарному ассортименту и техникам его реализации), то при грамотно построенном отделе продаж сделать это будет достаточно просто.
• Эффективно взаимодействующий. Важно понимать, что на продажи влияет качество работы всех без исключения отделов компании: производственного, логистики, маркетинга, бухгалтерии. И с каждым из них отдел продаж должен плотно взаимодействовать. Слаженность работы департаментов предприятия обеспечит тот размер прибыли, который был намечен первоначально.
• Пропорциональный. Все показатели эффективности бизнеса, как первоначальные (затраты на работу отделов, издержки, акции), так и итоговые (себестоимость, рентабельность, прибыль) должны находиться в равновесии.
• Строго структурированный. Вне зависимости от того, к какому типу продаж относится общение с клиентом (одно-, двух-, трехэтапные), руководитель всегда должен четко понимать, на каком именно этапе оно находится.

• «Кадры решают все». Наймите опытных, доказавших на прежнем месте работы свою эффективность менеджеров, и вы удивитесь, как быстро продажи пойдут в гору. Ведь специалисты знают свое дело и создадут нужные условия для реализации собственного функционала.
• Обратитесь к зарекомендовавшим себя специалистам, которые в сжатые сроки под ключ построят для вас качественный отдел продаж. И здесь мы рады предложить вам свои услуги. На нашем счету не один десяток успешно созданных отделов продаж. Досконально зная свое дело, специалисты нашей компании способны запустить отдел в реальную работу за 2-3 месяца. И все же, будем справедливы: грамотный, прагматичный владелец или управляющий компании в состоянии понять, как построить работу отдела продаж самостоятельно.

Именно для таких людей и создана эта статья. Если же есть какие-то сомнения в своих силах или желание с первого раза все сделать наверняка, наше предложение остается в силе.

Организация эффективного отдела продаж может быть достигнута двумя способами. В чем их отличия, достоинства и недостатки, вы можете узнать, обратившись по телефону к нашим специалистам. Мы же сконцентрируем свое внимание на принципиальных моментах, которые необходимо иметь в виду при создании департамента продаж с высоким KPI.

Оцените свои возможности. И, в первую очередь, финансовые. Так, затраты на создание отдела продаж компании, имеющей офис в столице, включают в себя.

Единовременные затраты:

• организация рабочего места менеджера по продажам (до 40 тыс. руб.);
• CRM-система для одного сотрудника (до 30 тыс. руб.);
• различного рода телефония с возможность записи переговоров (до 5 тыс. руб.).

На первые три месяца необходимо иметь достаточный запас ресурсов. Ведь, как правило, именно столько времени требуется «продажнику» для выхода на окупаемость.

Ежемесячные траты:

• аренда помещения (до 45 тыс. руб.);
• заработная плата (до 60 тыс. руб.);
• телефонная связь (до 6 тыс. руб.).

Подсчитав, можно увидеть, что по максимуму один специалист отдела продаж обойдется компании приблизительно в 200 тыс. руб. И это только те издержки, которые непосредственно связаны с работой менеджера. А ведь для нового бизнеса нужно еще много чего. Конечно, можно надеяться на то, что уже в первый месяц работы «продажники» так споро возьмутся за дело, что принесут большую прибыль. Однако все это, скорее, несбыточные мечты. Поэтому планируя финансовые затраты, важно четко осознавать, во что выльется организация работы одного «продажника».

Временные ресурсы. По статистике, в первые два месяца работы компании на организацию отдела продаж уходит до четырех рабочих часов, в третий месяц – не менее двух. Если подход к созданию такого департамента действительно серьезный, то в ежедневном расписании руководителя/топ-менеджера неукоснительно должно быть выделено время на отладку работы системы. В случае если это по каким-то причинам сделать невозможно, придется пригласить для создания отдела специалиста, скорее всего, будущего начальника отдела продаж.

Трудовые ресурсы. Руководству необходимо понимать, сколько на самом деле менеджеров по продажам необходимо компании и, в то же время, какое их количество она сможет «переварить». Ведь нередки случаи, когда фирма просто не в состоянии произвести товары/оказать услуги в том размере, который готовы реализовать ее «продажники».

Очень часто о подобном регламенте забывают. И именно поэтому в работе отдела продаж наблюдается настоящий цирк: каждый менеджер продает своим, только ему ведомым, способом, общение с другими отделами компании «продажники» строят по наитию, нередко исходя из личных предпочтений. Приоритеты неочевидны, зоны ответственности размыты. В результате оценить работу отдела и, что главное, ее эффективность чрезвычайно сложно. Конечно, со временем продавцы, присматриваясь к работе коллег, и заимствуя друг у друга наиболее удачные ходы, каким-то чудесным образом приходят к единому алгоритму работы. Но для этого нужно время, которое при грамотном подходе можно было бы использовать более эффективно. Поэтому мы убеждены, что переоценить важность регламентирования процесса продаж просто невозможно.

Из всего этого напрашивается вывод: чтобы качественно управлять единой системой, необходимо детально продумать и внедрить базовые документы, регламентирующие работу сотрудников департамента продаж.

Подобный регламент должен включать в себя правила:

• привлечения клиентов;
• подготовки коммерческих предложений;
• взаимодействия с другими отделами компании;
• поддержки клиентов.

Регламент отдела продаж – это «живой» документ, вбирающий в себя опыт работы сотрудников, наиболее действенные механизмы функционирования отдела, качественно влияющие на достижение финансовых целей компании. Замечено, что если подобный регламент по своему объему превышает страницу А4, толку от него практически никогда не бывает. В идеале это должна быть небольшая, максимально понятная блок-схема формата А5.

Как проверить работоспособность регламента? Рецепт прост: дать ознакомиться с ним нескольким сотрудникам, а затем попросить их пересказать прочитанное. Если у всех будет наблюдаться единое понимание механизмов, полное осознание принципов совместной работы, значит, документ «работает». Если нет, то его нужно дополнить или полностью переделать.

Первоначально следует ответить на вопрос: «Какой он, ваш менеджер по продажам?». Определиться с этим можно разными способами, но сначала нужно для себя решить, на кого делается ставка – на рвущуюся в бой молодежь или на профессионалов, у которых в арсенале опыт и наличие необходимых инструментов для эффективной работы. Как правило, большинство предпринимателей и руководителей склоняются ко второму варианту. В целом, это понятно. Опытных специалистов не нужно учить, руководить ими на каждом этапе, вовремя помогая словом и делом. Кроме того, не каждый владелец или управляющий бизнеса умеет обучать сотрудников, а приглашенные консультанты, изложив теорию, однажды уходят, оставляя руководителя один на один с подчиненными, напичканными знаниями и не знающими, как именно применять их на практике.

Это в подавляющем большинстве случаев. За редким исключением, к которым без ложной скромности мы относим себя. Мы подбираем сотрудников, нацеленных на результат, обучаем их, оказываем дальнейшее сопровождение, чтобы убедиться в том, что продавцы способны показывать стабильный навык эффективных продаж.

Кстати, приглашение в формирующийся отдел продаж исключительно профи не гарантирует успеха. Бывает, что «продажник» «выгорел» и никакая мотивация уже не способна сделать его энергичным, заинтересованным в результате.

Поговорим о допустимой численности отдела продаж. Часто считается, что минимальное количество его сотрудников – шесть человек. Однако известно, что из этих шестерых реальный результат покажут 1–2 человека, чем, собственно, окупят присутствие остальных. Мы убеждены, что организацию отдела продаж можно начинать уже с трех человек, и не исключено, что в дальнейшем это число может быть сокращено. При таком раскладе, конечно, нелишним было бы иметь человека «про запас», так сказать, на случай проявления человеческого фактора.

Что касается создания департамента продаж с десятью и более сотрудниками, то, на наш взгляд, это достаточно неэффективно. Ведь на первоначальном этапе еще неочевидны пути работы отдела, способы поиска и убеждения клиентов. Десять менеджеров – это, конечно, десять различных дорог, но это и высокие расходы на содержание сотрудников, организацию их работы. Поэтому на первоначальном этапе 3-5 «продажников» будет достаточно, а впоследствии, когда основные шишки будут набиты, а успешные практики наработаны, можно будет подумать и об увеличении штата отдела.

Продуманная система контроля – один из залогов успешности продаж. Контролировать нужно даже проверенных менеджеров, однако, этот процесс должен быть ненавязчивым, даже незаметным. И, конечно, он должен оправдывать себя. Не нужно никаких форм и отчетов. Они необходимы разве что руководителю, который желает продемонстрировать качество своей работы. Кроме того, сегодня в большинстве компаний с формальными отчетами отлично справляется CRM-система, где ясно можно увидеть, как «продажник» работает с клиентом и, где, при необходимости, руководитель может создать любой нужный ему отчет.

В основе управления и организации департамента продаж лежит мотивация. Именно она подвигает менеджеров на профессиональные свершения. Однако не стоит думать, что огласив размер (тип, вид) мотивации, вы сделали все, для того, чтобы ваш сотрудник к ней стремился. Вам следует создать такие условия, при которых «продажник», реализуя свой функционал, был бы способен дотянуться до этой мотивации. Именно тогда такая система построения отдела продаж действительно будет работать.

Определить качество навыков «продажников» можно только «в полях». Да, именно так. Ни количество прочитанной ими специальной литературы, ни успешное прохождение курсов и прослушивание вебинаров, а именно способность пользоваться всей полученной информацией в реальных продажах покажет истинный уровень профессионализма сотрудника. Поэтому даже тренинги у самых лучших («звездных») консультантов не будут иметь никакой пользы, если начальник отдела продаж не способен организовать для своих подчиненных полевую поддержку.

В целом, осознание этого могло бы стать первым из описанных нами шагов. Ведь вы сами в первую очередь должны понять, смогут ли менеджеры продать предлагаемый товар. Нужно представить себя «продажником», оценить, насколько он загружен отвлекающими от основного дела функциями, насколько он обеспечен необходимыми инструментами, насколько продумана сама система.

Желаем вам успехов в построении собственного отдела продаж. Если же остались какие-либо вопросы или же возникли новые, будем рады ответить на них.

А пока, перечислим все то, что мы готовы предложить вам:

• Построение отдела продаж с нуля.
• Штатных аттестаторов, которые будут прослушивать и оценивать звонки ваших «продажников».
• Подбор квалифицированных менеджеров по продажам.
• Наряду с созданием, контроль и увеличение эффективности работы департамента продаж.
• Объединение сайта с AmoCRM, телефонией и системой отслеживания звонков (с последующей настройкой).
• Консультационные услуги, помощь с рекламой.
• Высокую эффективность работы, доказанную оптимизацией нескольких сотен департаментов продаж и увеличением их конверсии почти на 40%.